Днес ви предстaвяме Габриела Митева – виртуален асистент и майка на две деца

В какво се състои работата на един виртуален асистент?

Работата на виртуалните асистенти е разнообразна и динамична и когато човек обича това, което прави, дори и на пръв поглед досадните занимания могат да бъдат интересни и забавни. Спектърът от услуги, които предлагат виртуалните асистенти може да бъде необятен: от текстообработка, през резервации на полети и хотели и организиране на пътувания, преводи, Интернет проучвания на различни теми, онлайн маркетинг, обновяване на бази данни, първично счетоводство и много други услуги, които могат да се извършват дистанционно.

Какви услуги предлагате?

Често, когато ми зададат този въпрос, отговарям: всички дейности, които извършва един Административен Мениджър в офис – като изключим сервиране на кафе за клиенти и шефа 😊

Услугите, които Smart Office Solutions предлага са наистина много разнообразни и списъкът постоянно се обновява, тъй като индустрията се развива много динамично през последните години. Но можем да ги разделим на следните категории:

  • Административни: редактиране, конвертиране и форматиране на документи; въвеждане на данни и текстообработка на български, руски и английски; сортиране на данни; първично счетоводство; обновяване на бази данни и др.
  • Преводи, редакция и аудио transcription: български <> английски; руски > английски.
  • Организационни: планиране и организация на пътувания: резервации на полети, хотели, рент-а-кар, автобуси, влакове, фериботи, ресторанти; обновяване на онлайн календар; организация на входяща електронна поща; уреждане на визи и покани; организация на интервюта с кандидати за работа и др.
  • Интернет проучвания: партньори, търговци (стабилност, рейтинг, и др.); продукти; процедури; новини по зададени критерии; уебсайтове (финансови, фирмени, конкуренция и др.); услуги (бизнес и лични).
  • Маркетинг/SEO: създаване на списъци с имейл адреси и изпращане на имейли; създаване на страници в социални медии; регистрации на уебсайтове и блогове в бизнес и блог директории;
  • Проучване и създаване на списъци с потенциални клиенти;
  • Разни: Кореспонденция с клиенти; онлайн чат с клиенти; филтриране на кандидати за работа; организация и обновяване на списъци с присъствия – за служители, студенти, членове на спортни клубове; тайни клиентски посещения – онлайн и във Варна; тестване на телефонни номера в България.

Най-търсените услуги от нашите клиенти са: Интернет проучвания на потенциални клиенти и партньори, създаване на списъци с контакти, преводи на уебсайтове, организация на пътувания и пълно административно обслужване.

С какво се отличава твоята компания от останалите компании в тази индустрия на пазара в България, както и извън него?

Към днешна дата в България няма много компании, които предлагат виртуални административни услуги. Доколкото разполагам с актуална информация, компаниите в тази индустрия в България са по-скоро насочени към клиенти базирани в страната, както местни фирми, така и чуждестранни компании, опериращи на територията на България. В същото време в България вече има много фрийлансъри, които не се определят точно като виртуални асистенти, но извършват част от услугите присъщи за тях. Smart Office Solutions е насочена предимно към компании и лица развиващи своята дейност в чужбина. Разбира се, това не изключва използването на нашите услуги от фирми и лица в България, които имат нужда от квалифицирана помощ за определени проекти, но не разполагат с нужния ресурс от време или подходящ персонал.

Кой е типичният ви клиент и какви са предизвикателствата му в бизнеса?

Типичният ни клиент е собственик на малък или среден бизнес или мениджър в голяма компания. Сферите на дейност на клиентите ни са разнообразни: от собственици на Клуб по художествена гимнастика в Сан Диего; консултант по IT сигурност от Великобритания; вносител на безалкохолни вина и коктейли от Обединеното Кралство; мениджър в Амазон, Люксембург; адвокат от САЩ; производител на пелети от България, медицинска транспортна фирма от САЩ и др.

Независимо от сферата на дейност на клиентите и дали са собственици на бизнес или служители на ръководна позиция в голяма компания, това, което ги свързва е, че всички имат нужда от повече свободно време: време за обмисляне на печеливши идеи за бизнеса, свободно време за развиване на вече готови идеи… Ние им осигуряваме административно обслужване, но не сме в техния офис и като наши клиенти те заплащат само за свършената работа – без ангажимент за каквито и да било разходи за наемане на допълнителни служители в офиса им, както и свързаните с това СО, ТД, и т.н.

С помощта на Smart Office Solutions клиентите ни имат свободата и времето необходими им да приложат на практика идеите си. Ние им помагаме да видят реалните резултати от усилията си за разработване на бизнеса, за увеличаване на клиентите и т.н.

От кога развиваш бранда Smart Office Solutions и как започна той?

От края на 2003г. започнах дейност като Виртуален Асистент на свободна практика (фрийлансър). За дейността си тогава използвах бранда G.A.B.Y. Virtual Assistance – Global Assistance Brought to You. През 11 години работа на свободна практика, успях да натрупам много опит в онлайн средите, установих полезни контакти с колеги от други държави и затвърдих позицията си сред дългогодишните ми клиенти.

Стремежът ми към разширяване на дейността и портфолиото, породиха необходимостта от създаването на компанията и Smart Office Solutions стартира през лятото на 2014 година.

Кои бяха най-големите ти предизвикателства през първата година?

Преходът от предишния към новия бранд и налагането на новия е едно от най-големите предизвикателства, с които се сблъсках. Друго предизвикателство, когато се насочиш основно към работа с чуждестранни клиенти е, да успееш да се пребориш с предразсъдъците им, че местоположението на Виртуалния Асистент е определящо за качеството на услугите, които ще получат.

Много хора търсят възможности за бизнес, който да им донесе бързи и лесни печалби. Имайки в предвид твоя дългогодишен опит в предприемачеството, какъв съвет ще им дадеш?

Аз самата не съм попадала на легална бизнес възможност, която да носи бързи и лесни печалби. Колкото и клиширано да звучи, за мен комбинацията от добра идея, реализирана в правилния момент, с подходящите хора, много хъс, дисциплина, трудолюбие, гъвкавост и известна доза късмет = успешен бизнес!

Имаш две деца, разкажи ни повече за тях. Как те вдъхновяват, за да се развиваш професионално?

Да, имам син на 24 г. и дъщеря на 11 г. Когато стартирах свободната си практика, синът ми беше почти на възрастта на дъщеря ми в момента. Като ученик в гимназията – в паралелка с английски език и информационни технологии, синът ми често ми помагаше за някои по-обемни проекти. А сега тъй като е системен администратор и има компютърен сервиз, се грижи за компютрите във фирмата.

Дъщеря ми в момента е в 5-ти клас и се старая да я мотивирам да се концентрира в училище върху езиците, а в свободното си време се занимава с рисуване, театрална школа и футбол. Често ми се оплаква, че приятелите й не могат да разберат какво точно работи майка й 😊

Каква е твоята формула за баланс в развитието на собствен бизнес и отглеждането на деца?

Почти е невъзможно да се открие златна формула за баланс, която да пасва на всеки родител и собственик на бизнес. В зависимост от възрастта на децата, дали има и други помощници в отглеждането, и спецификата на бизнеса, всеки трябва да открие своята най-добра и подходяща рецепта за баланс в ежедневието.

Тъй като съпругът ми работи в чужбина и отсъства през по-голямата част от годината, се налага да поема голяма част от неговите функции на родител и понякога балансът работа – семейство е много нарушен. Но с повече компромиси и разбиране от страна на семейството ми, успявам да се справя с повечето задължения и отговорности, а понякога просто се примирявам, че колкото и да искам, не мога да бъда успешна и в бизнеса и да бъда и перфектна майка нонстоп.

Как успяваш да се фокусираш?

През по-голямата част от времето работя на музикален фон. Когато имам нужда от пълна концентрация – на абсолютна тишина. Когато загубя фокус или мотивация, излизам сред природата или се отдавам на четене на професионална литература, и това ми помага отново да открия правилния път.

От къде работиш?

Благодарение на съвременните технологии, мога да работя от всяко кътче, където има надежден интернет и това е едно от нещата, заради които обичам работата си, защото имам нужната свобода и избор. Когато стартирах свободната си практика, работех основно от къщи, от някое по-спокойно заведение или когато съм извън града – може и на поляната, и на плажа. Последните 3 години след обяд работя от офиса, а през останалата част от денонощието, когато се наложи от къщи.

Какви съвети би дала на майките с малки деца, които желаят да стартират собствена дейност, но не вярват, че могат да се справят с всички задължения?

Като за начало бих казала, че развиването на собствена дейност не е за всеки. За да успеят е необходимо майките да имат нужните качества и умения, а именно: постоянство, организираност, дисциплина, стремеж към самоусъвършенстване, гъвкавост, спазване на срокове, административни умения, познаване на съвременните технологии – интернет приложения, социални мрежи. Задължително условие е това, с което ще се занимават да им носи радост и удовлетворение, за да бъдат мотивирани и да продължават да се развиват.

Социалните медии за мен са… начин на общуване

Мечтая за… пътуване до екзотична дестинация

Денят ми започва с… кафе и Интернет

Моето най-голямо предизвикателство е… броят на българските ни клиенти да надвиши чуждестранните

Може да се свържете със Smart Office Solutions тук, както и да ги последвате в социалните медии тук и тук.

Снимки: Личен архив

Статията е с партньорството на Smart Office Solutions