Винаги сме казвали, че управлението на един проект финансиран от ЕС е по-сложната и предизвикателна част от целия процес. „Защо?“, често ни питат хората. „Ние веднъж да го спечелим този проект, после е лесно“, „Какво толкова, купуваме каквото ни трябва и готово“.

Нормално е човек да мисли така, особено ако не се е сблъсквал с материята, регулираща усвояването на средствата от европейсите фондове. Затова е важно някой да ви обясни още в началото, че ви очаква дълъг период на изпълнение, изпълнен с много правила, които трябва да се спазват. Едва тогава трябва да решите имате ли ресурса, времето и желанието да се справите с проекта.

И все пак нека се върнем на темата и да се опитаме да разберем висш пилотаж или добра организация е управлението на един проект. В началото често си задавахме този въпрос, но колкото повече опит натрупвахме, толкова повече осъзнавахме, че всъщност успешното управление е добра организация, основана на правилна комуникация между всички страни, спазване на установените правила и най-вече старателно планиране и разпределение на задачите.

Най-важното е да се започне навреме, ако е възможно веднага след подписване на договора с финансиращата институция. Трябва да се събере екип, който ще се управлява и изпълнява проекта. Този екип трябва да има ръководител, който най-често е управителят, тъй като той е най-заинтересован от бързото и коректно изпълнение на дейностите и притежава управленски правомощия. Разпределете си задачите и си дайте срокове за всичко. От първия момент трябва да знаете как ще управлявате времето, което сте заложили за изпълнение на проекта. Ако използвате консултант, разпределете си задачите и бъдете наясно какъв е вашия ангажимент. Консултантът не може да управлява проекта вместо вас, а ви улеснява за коректното му изпълнение.

До тук с първоначалната организация. А сега как да продължите по-нататък? Четете т.нар. ръководство за изпълнение на проектите, публикувано от Договарящия орган и се чудите какво означават всички тези термини, какви са цитираните постановления, които не сте чували до момента. Много е важно да си отделите време и да изчетете основаната нормативна база, цитирана в ръководството, особено ако изпълнявате проекта си сами, без да използвате чужда помощ. Ако разбира се, сте наели консултант за целта, част от усилията ви ще бъдат спестени. Въпреки всичко е добре да сте прочели поне веднъж постановлението, уреждащо провеждането на процедурите за избор на изпълнител, да сте наясно какви възможности имате за поетапно възстановяване на разходените средства и всичко останало, което пряко ви касае във връзка със спецификата на проекта. За да се получи успешно изпълнение на проекта, обединете усилията си с консултанта, което е предпоставка за максимално ефективен резултат. Колкото и добре да познава някой страничен експерт дейността ви, той не би могъл да знае детайли за оборудването, което искате да закупите, начините, по които искате да заплатите на потенциалните си доставчици или срока, в който желаете да се изпълни договорът с избрания изпълнител. Затова си партнирайте постоянно, не спирайте да питате и да обсъждате това, което ви вълнува – дори да ви се струва глупаво. Нормално е да имате много неясноти и е нормално те да ви бъдат разяснявани, дори ако се налага по няколко пъти. Пишете мейли, водете си записки, защото всяка една стъпка, която изминавате, е обучение за вас и следващия път ще ви бъде много по-лесно.

Да се върнем отново на стъпките, които трябва да се изминат докато се стигне до успешния финал.

След като разпределите задачите, следва да помислите откъде ще намерите финансирането за проекта. Дори и да сте поискали авансово плащане от Договарящия орган, помислете докога ще ви стигне, още какъв финансов ресурс ще ви трябва и най-важното кога. Ако ще използвате кредит от банка, започнете своевременно да проучвате и да търсите възможности.

Ако проектът ви е насочен към закупуване на оборудване, софтуер и др. активи или пък се основава на определени скъпо струващи  услуги, следва най-продължителната част, а именно подготвянето и провеждането на процедурите за избор на изпълнител. Обмислете добре какви критерии към изпълнителите ще заложите, как ще оформите цялостната документация, така че нито да ограничавате потенциалните участници, нито да ги улеснявате прекалено много или пък да заложите критерии, които никой не може да изпълни. Помислете си на какво най-много държите – на качеството, на цената, на срока, на гаранцията, на опита на експертите. От това зависи как ще бъдат формулирани изискванията към изпълнителите и изпълнението, какъв критерий за оценка ще се приложи.

След като и този етап е преминат, следва оценката на получените оферти и сключването на договор. Огледайте внимателно дали участниците в процедурата са представили всички изискуеми документи, дали кандидатите и офертите съответстват на вашите изисквания и след това класирайте най-добрата оферта според предварително обявения критерий. След като подпишете договора, следете сроковете, които са ви били оферирани. Интересувайте се, звънете на изпълнителите си, защото е много важно доставките/услугите да бъдат изпълнени в оферираното качество, обем и срок, за да успеете да получите безвъзмездната помощ.

Доближавате се до финала – всичко е доставено, услугите са изпълнени. Проектът изглежда почти приключен. Докато не бъдете проверени от Договарящия орган обаче, все още не сте приключили. Подгответе финалните си отчети, прегледайте отново цялата документация – техническа и финансова. Прочетете няколко пъти всички документи, които се изискват от вас при финално отчитане и ги подгответе старателно, преди да ги подадете за проверка. Ако имате въпроси, може да се обърнете към отговорните за вас лица от страна на Договарящия орган (т.нар.регионални координатори). Те не са ваши противници, напротив, често помагат със съвети и познания, затова обръщайте се към тях.

Ето че проектът е изпълнен, безвъзмездната помощ е изплатена и вие сте щастливи, че всичко е приключило успешно. Не забравяйте обаче, че по някои програми сте поели определени ангажименти и след приключване на проекта, затова включете ги в бъдещите си бизнес планове и се опитайте да ги изпълните.

Както виждате, успешното изпълнение на един проект е преди всичко добро планиране и организация на ресурси – човешки, технически и финансови. Ако спазвате правилата на финансиращата програма и приложимите нормативни изисквания, проследявате стъпките и ангажирано управлявате вашия проект, сте изпълнили всички условия за успешно изпълнение.

Както посъветвахме и в предишната ни статия – опитвайте и не се страхувайте. Всеки един проект развива вашия капацитет, включително и чисто управленски.

Автори: Борислава Иванова и Маргарита Стипцова  i.Dea Consulting