Днес ще разкажа за емоциите около организацията на участието ни в Академия за родители през изминалия уикенд. Благодарим за поканата на организаторите и възможността да представим мисията ни пред хиляди български жени.

Реших да споделя как организирахме участието си в 10 стъпки и с минимални бюджети.

Да се организира участие в изложение с добър бюджет за материали, агенции, персонал и промоутърки е предизвикателство от организационна гледна точка само по себе си. Правила съм го не един и два пъти и въпреки, че имам изградена педантична схема и лист със стъпки, които да се следват, напрежение винаги има.

Но да се подготви участие в изложение с минимален бюджет, налага по-голяма доза креативност и разбира се – помощ от мъж (логистична част), деца, др. 

Ето ги и стъпките, които следвахме ние:

1.Планирайте от рано

Направете си план за участието поне 2-3 седмици преди датата на събитието. Запишете всеки детайл в една таблица (аз ползвам Excel за тези цели). Включете полета – какво трябва да се направи, кой трябва да го направи, до кога трябва да бъде свършено и колко ще струва. Добавете и колонка статус – тоест на какъв етап е в изпълнението. Може да отбелязвате статуса и с цветове – аз често правя това. С червено – когато още не е изпълнено, а със зелено – когато е вече готово. Планът помага, за да направите организация и ви спестява голяма доза стрес от това да пропуснете нещо, да забравите какво сте планирали или колко ще ви струва.

    2. Измислете темата

на вашия кът или щанд. Ако нямате големи бюджети за стандартните големи конструкции, банери, др., които сами привличат към себе си, добре е да е нещо по-интересно и запомнящо се. А какво ще е то зависи от вашата дейност, продукт или услуга, както и от съобщението, което искате да изпратите. Нашата тема беше лимонена. А съобщението, което искахме да предадем с нея – “Ако животът ти даде лимони, направи си лимонада”. Някои посетители питаха какво продаваме сега? Защо лимони? Някои дойдоха специално да попитат, “какво всъщност правите вие тука с лимоните?” И тогава можеше да обясним спокойно, с какво се занимаваме, защо лимони, както и да им подарим по един.

Защо лимони?

Защото, ние майките, често получаваме “лимони” в България. Макар и не жълти, те са си кисели. Дали под формата на дупките на улицата, докато пресичаме, дали под формата на спрелите автомобили на тротоара, дали под формата на поредния отказ да ни наемат на работа с малко дете, или под формата на липса на подкрепа при старт на собствено начинание, докато отглеждаме малките. Но какво правим с тези лимони зависи в голяма степен и от нас. Може да гледаме на дупката като на дупка, а може и да направим нещо по въпроса и да се обадим в общината, а те ще я запълнят в срок от 30 дена. Работи. Може да се ядосваме и мрънкаме, че някой пуши на детската площадка или че не е добре поддържана и опасна за децата ни. А може и да създадем Гражданска Инициатива за Безопасни Детски Площадки. Е, вече я има. И в резултат Общината да направи дигитална карта за състоянието на детските площадки в града. Работи.

4. Планирайте малките детайли,

които са част от темата. Дяволът е в детайла. Кои бяха нашите детайли:

  • На първо място визитките – не тръгвайте без тях. Не ги пестете по принцип. Раздавайте ги веднага, след като се запознаете с някой. Всъщност след края на събитието и развалянето на къта ни, отговорникът по логистика (мъжът ми) отнесе целия кашон и ме остави без дори една визитка. И точно в този момент трябваше да дам визитка на една уважавана от мен жена, с която исках да се запозная от много дълго време и … даже нямах визитка. За това – винаги носете с вас визитки.
  • Покривката с темата на къта ни – отново с лимони. Дизайнът е мое дело, фирмата за печат беше в Пловдив. Спестихме от дизайн.

Брандираните блузки с лимони са от Decollage

  • Брошурки с кратка информация за интернет страницата и групата във Facebook
  • Бяхме разпечатали електронните книги, които всеки може да свали от страницата ни и ги раздавахме
  • Късметчета, изработени на ръка с мотивиращи послания и позитивни мисли. Използван материал – паус. На голяма част от тях имаше и илюстрации с водни бои. Време за изработка – няколко вечери след като децата заспят. Бюджет: почти о лв.

  • Щайга за лимони в жълт цвят. Представях си го лимонен, но се получи малко по-различен. Явно не съм се изразила правилно при поръчката. Опитах се да водя преговори, но не се получи. Приех я така, като планирах отговорника по логистика да я боядиса в лимонено, но накрая свикнах с тази й визия. Сега я харесвам.

  • Лимони – 7 кг. Лимоните бяха гръцки, защото изглеждаха по-добре от българските. Взех ги в деня преди събитието, за да са пресни и стояха в хладилника през нощта. Раздавахме ги проактивно, защото всеки си мислеше, че са за украса. Добър вид имаха явно.
  • Стикерите за лимоните. Всъщност да дадеш лимон, брандиран със стикер, се оказа по-икономично от финансова гледна точка, отколкото да разпечаташ брошурите 🙂 Стикерите имаха информация за страницата ни, групата във Facebook и групата за mom-friendly компаниите.
  • Наложи се в последния ден/следобяд преди събитието да присъствам на завършване на ски курс на малките и съответно да напусна София за няколко часа. След това обаче имах вече помощ от тези 4 малки ръчички, които само това чакаха. Така че, ако се чудите кой е залепил брандига на лимоните, да знаете. Може да не е бил на 100 % унифициран, но е залепен с огромно желание.
  • Брандирани бонбони с нашето лого и страница. Реших децата да тестват по един и да си кажат мнението преди да ги раздаваме (спокойно, работила съм с бранда от много време и сме поръчвали и преди). Казаха, че е най-добрият шоколад на света. Тествано.

  • Брандирани блузки. Трябваше с тях да започна, защото са любим акцент. Първоначално планирахме тениски с принт на логото, но идеята за рисуваните лимони се появи в точния момент и срещата с точния човек – Деси Лозова. Ателието й се намира в центъра на София, а времето й за изработка беше 3 дена. Но не времето е важно а качеството и уникалността. Дизайнът е на DecollageДобре се получи. Много ти благодарим Деси!

  • Бяхме отворили страницата, за да можем да я показваме

  • Ръчно рисувани лимони, брандирани със страницата ни – мисъл в последния момент, която реализирах за няколко часа. Нещо, което се оказа доста харесвано.

5. Проверка на списъка – check list

Задължително е да направите това ден преди събитието, за да не пропуснете нещо. Например зарядното или друг детайл.

6. Поканете познати и последователи

на къта ви. Ние споделихме информация във Facebook и в редовния ни бюлетин. В резултат дойдоха много хора, които вече бяха чували за нас и с радост се запознахме на живо.

7. Фотограф

Добре е да имате. Да не кажа задължително. Събитията минават, а само снимките и видеото остават. Не наехме фотограф, но се получиха 1-2 добри кадъра в движение. Просто нямахме време за снимки. Трябваше да посетим фото къта на Parentland точно срещу нас, но уви ето чак сега се сетих. Друго е като останеш сама със себе си, без хиляди посетители наоколо. Идват ти разни умни мисли. И все пак… организаторите са се погрижили за всичко и ето тук може да видите техен албум със снимки от деня. Така се прави.

8. Храна

Къде без нея? За наше щастие имахме гостенка на къта, както и по време на дискусията в залата – Светлана от Слънчевата Пекарна. На обяд (точно докато давахме последния лимон с убеждението, че е добре да се направи от него лимонада – има витамин C) тя с готовност донесе не една, а цели пет кутии с нейните здравословни сладки и соленки, което беше оценено подобаващо от посетителите. Защото ако лимоните гледаха с учуда, за сладките на Светлана се връщаха няколко пъти, хвалеха ги нон стоп и питаха може ли да поръчват и за София.

9. Бюджет и фактури

След събитието събрахме всички фактури и ги изпратихме на счетоводителката. Направих разчет на разходите за участието, свързани предимно с подготовката на материалите.

10. Анализ

Направихме си кратък анализ на участието ни, изпратихме положителна обратна връзка на организаторите. Оформих папка “Академия за родители”, която класифицирах в папка събития 2017 г. –  в случай, че нещо ми потрябва от нея и в бъдеще.

NB. Имахме още 2-3 много добри идеи, свързани с темата, но къде заради бюджета, къде заради липсата на време, се ограничихме до тези. Другият път – повече.